Hoy te quiero compartir un par de tips para que puedas prevenir tener lugares vacíos en tu boda lo más que se pueda (aunque siempre habrán cancelaciones de última hora).
¿Cuánta gente falta?
Empecemos con un dato importante. Siempre hay un porcentaje de invitados que cancelan en una boda, es bueno contemplarlo desde el principio para que invites a la cantidad correcta de personas. En bodas locales (si tu boda es donde viven la mayoría de tus invitados) el porcentaje que cancela es de un 10 a 15%. En bodas foráneas (si es en un lugar que implica traslado para la mayoría de tus invitados) el porcentaje de cancelación es de un 30% aproximadamente.
Nota: Durante la pandemia estos porcentajes han variado y subido hasta un 60% o más, esperemos que en en los siguientes meses se empiece a regularizar nuevamente.
¿Entonces a cuánta gente invito?
Teniendo estos porcentajes en mente puedes considerar invitar a más invitados de los que quieres que te queden en total. Por ejemplo: Si quieres una boda de 100 personas y tu boda es destino te recomiendo que invites a 130 invitados para que al final te lleguen aprox 100 personas el día de tu boda. Si quieres 100 invitados y tu boda es local te recomiendo que invites 115 desde un principio.
Cotiza para menos invitados
Este es un tip que yo usaba mucho cuando era Wedding Planner: No cotices para la cantidad real de invitados que quieres, cotiza para menos (esto sólo aplica para el banquete). Por ejemplo, si quieres una boda para 100 personas, cotiza para 80 - 90 personas. ¿Por qué? Es mucho más fácil subir la cantidad de invitados que bajarla. Ojo, se trata de subir unos 10 invitados no 50. Tener este colchón te ayuda a que si a la mera hora te están cancelando varias personas no vas a acabar pagando platillos de más en tu boda.
Haz bien las confirmaciones de asistencia
Las confirmaciones finales se hacen de 3 a 2 semanas antes de la boda. Si las haces con más tiempo de anticipo es muy probable que la gente cambie de opinión ya que se acerque más la fecha. Yo no te recomiendo que hagas la asignación de invitados hasta la semana de la boda que tengas los confirmados finales para evitar estrés y trabajar doble en la asignación que se presta a que haya errores y temas el día de la boda.
¿Se vale invitar a más gente las semanas antes de tu boda una vez que te cancelaron otros?
Si tienes gente que te va cancelando meses antes de la boda sin problema puedes invitar a más gente. Lo que no te recomiendo es que hagas invitaciones de última hora semanas antes de la boda. Sobre todo porque la gente se da cuenta de que no eran parte de la lista inicial de invitados y puede llegar a ser contraproducente (la gente se puede ofender más por sentirse invitado de última hora a que de plano no los hayas invitado). Aquí depende mucho de ustedes y de la gente que quieren invitar. Lo que muchas parejas hacen es dejarles estos lugares vacíos de última hora a sus hermanos o familiares para que inviten a sus amigos para que al final se aprovechen los lugares sobre todo si ya los pagaste. Esta gente irá feliz y le dará más ambiente a la fiesta.
Van a ir los que tienen que estar
La verdad es que yo soy de esta idea: Van a ir los que tienen que estar. Gracias a las historias que me comparten novias que ya se casaron y vivieron una situación similar a esta te puedo decir que todas concluyen en lo mismo: al final están felices el día de la boda con la gente que llega. Claro que es frustrante que la gente te cancele días antes pero así pasa y es mejor fluir que pelear ya que no te traerá nada bueno.
Ayúdalos a que te cancelen sin pena
A veces simplemente cuesta decir: No. Seguramente te ha pasado que te invitan a una boda y no puedes ir y pospones la cancelación porque no quieres decirles a la pareja que no los podrás acompañar. Los que ya se casaron concluyen que definitivamente es triste cuando alguien cercano te cancela pero la verdad secretamente lo agradeces (sobre todo si te lo dicen con tiempo) porque puedes A) Aprovechar el lugar o B) Te lo ahorras. Una manera de darle una ayudadita a tus invitados a que te cancelen es poniendo algún mensaje lindo en su página o una nota junto con la invitación diciendo algo como:
"Estamos felices de invitarte a nuestra boda y esperamos que nos puedas acompañar, en caso de que no te sea posible, el mayor regalo que nos puedes dar es tu cancelación."
"Estamos emocionados de poderte invitar a nuestra boda y de todo corazón esperamos que nos puedas acompañar, si por algo no puedes asistir estaremos tristes de no poder festejar ese día contigo pero queremos que sepas que entendemos y aquí nadie se ofende. Sólo te pedimos que por favor nos ayudes a saber lo más pronto posible ¡Muchas gracias!"
O pueden mandar un mensaje de seguimiento después de mandar las invitaciones:
"Estamos a unas semanas de nuestra boda y estamos emocionados con los últimos detalles. ¿Nos ayudas a saber si nos podrás acompañar? Si por algo no puedes asistir no te preocupes, entendemos y queremos que sepas que nos hubiera encantado tenerte ahí con nosotros, ayúdanos nada más sabiendo si este es tu caso para hacer ajustes, mil gracias."
Por último
Como verás estos tips son para prevenir desde el principio tener lugares de más. Si ya estás en una fase más avanzada y cercana a tu boda (semanas antes) te recuerdo que sueltes y no te estreses por cosas que no puedes controlar. Enfócate en ti, tu pareja y la gente que quieren. Gocen cada minuto porque se pasa volando.